Elämyskokemuksen tuottaminen tapahtumissa on haastavaa, koska tapahtumakävijän kokemukseen vaikuttavat monet asiat, esimerkiksi aiemmat kokemukset ja tunnetilat.
Olen huomannut, että usein hankkeessa järjestettävien tapahtumien tekeminen aloitetaan liian myöhäisessä vaiheessa, jolloin niiden ideoinnille ja suunnittelulle ei jää tarpeeksi aikaa. Jos kaikki tehdään kiireessä, ei ehditä miettiä kunnolla kävijöitä, eli kohderyhmää, jolle tapahtuma on suunniteltu.
Tässä artikkelissa tarkastelen omien kokemusteni pohjalta, mitä hankkeessa tuotettavan tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa tulisi huomioida, jotta tapahtuman tuottaminen onnistuisi sujuvasti. Samalla käsittelen, miten tapahtumaan voidaan tuottaa kävijöille pientä elämyksellisyyttä.
Ajankäyttö ja resursointi tapahtumatuotannon eri vaiheissa
Aivan kuten minkä tahansa tapahtuman, niin myös hanketapahtuman tuottaminen on prosessi. Alussa on suunnitteluvaihe, joka sisältää ideoinnin, resursoinnin, vaihtoehtojen tarkistamisen sekä yhteydenpitoa eri toimijoihin. Lisäksi tähän vaiheeseen kuuluu päätösten tekemistä ja käytännön organisoimista. Usein eniten aikaa kuluu juuri suunnitteluvaiheeseen. (Wallo & Häyrinen 2022, 185.)
Itse tapahtuman toteuttamiseen kuuluu puolestaan tapahtuman rakentaminen, tapahtuman läpivienti sekä sen jälkeinen purku. (Wallo & Häyrinen 2022, 185.)
Viimeinen vaihe prosessissa on jälkivaihe. Siihen sisältyvät tapahtuman jälkeiset asiat, kuten tapahtumasta viestiminen ja kiittäminen, palautteen kerääminen sekä purkupalaveri tapahtuman tekijöiden kanssa. (Wallo & Häyrinen 2022, 185.)
Yhteiskehittämispajasta apua tapahtuman ideointiin
Kuten sanottu, suunnitteluvaiheeseen kuuluu usein eniten aikaa ja siihen kannattaakin panostaa. Eräässä hankkeessa hyödynsin hanketiimiä tapahtuman suunnittelun apuna. Järjestin heille yhteiskehittämispajan, jossa kiteytimme yhdessä hankkeen tulevan päätösseminaarin sisältöjä, seminaarin rakennetta ja kutsuttavia henkilöitä. Tapahtumaa lähdettiin suunnittelemaan käytännössä täysin tyhjästä.
Anna tilaa luovuudelle tapahtuman suunnittelussa
Aivan alussa halusin antaa tilaa luovalle ajattelulle, etenkin kaikille villeille ideoille ja jännille jutuille, mitä on joskus saattanut nähdä tai haaveilla. Alussa mitään rajoitustekijöitä ei ole, vaan luovuus on se juttu. Työpajan osallistujat saivat ajatella mahdollisimman vapaasti ja heitellä ideoitaan papereille.
Lähdin työpajaa rakentaessa liikkeelle hyvin yksinkertaisista asioista. Hain työpajan avulla vastauksia kolmeen tapahtuman suunnittelun ydinasiaan:
- Mikä tapahtuman tavoite on?
- Kenelle tapahtuma on suunnattu?
- Minkälainen tapahtuman luonne ja sisältö tulisi olemaan?
Tutustuin erilaisiin fasilitoinnin työkaluihin ja menetelmiin Ohjatun ja aktiivisen fasilitoinnin oppaan (2023) avulla. Mietin ensiksi, millä menetelmillä saisin parhaiten vastauksia irti osallistujilta. Lopulta valitsin The World Cafe -menetelmän, sillä siinä jakaudutaan pienempiin ryhmiin keskustelemaan yhdestä aiheesta tai tässä tapauksessa tapahtumaan liittyvästä osa-alueesta. The World Cafe -menetelmän tarkoituksena on saada ryhmät ajattelemaan toisella tavalla, saada valittuihin kohtiin uusia oivalluksia ja näkökulmia. (Kimberley, Poikolainen & Rummukainen 2023.)
Huomioi kävijän näkökulma jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa
Käytin pienryhmissä tapahtuman kävijäkokemuksen näkökulmaa käsitteleviä apukysymyksiä, jotka löytyvät myös Elämys syntyy onnistuneesta kävijäkokemuksesta -artikkelistani. Yritin niiden avulla saada hankkeen asiantuntijat pohtimaan elämysten eri ulottuvuuksia:
- Millä tavoin kävijät saadaan houkuteltua tapahtumaan?
- Mitä tapahtumassa tulisi oppia tai tehdä?
- Kuinka kävijät kokevat tapahtuman?
- Miten he viihtyvät siellä?
Tarkoituksena oli miettiä, miten edellä mainitut elementit vaikuttavat kävijöihin. Esimerkiksi seminaarin kaltainen tapahtuma, johon tulisi teatteriesitys. Minkälainen kokemus se olisi tapahtuman kävijöille?
Tässä tapauksessa yhteiskehittämispajan hyödyt olivat ajankäytön säästö, erityisesti ideointiin ei mennyt paljoa ylimääräistä aikaa, joka olisi ollut pois tapahtuman muusta tuotannosta. Yhdessä tunnissa saimme valtavasti ideoita kasaan, joista pystyin poimimaan toteutuskelpoisimmat ja sopivimmat ideat.
Työpajan jälkeen aloin rajata ideoita seuraavien kriteerien perusteella:
- Mitä on mahdollista toteuttaa?
- Mihin riittää aika?
- Mihin on rahaa?
- Kuka tekee?
Elämyksellisten elementtien tuottaminen tapahtumaan
Yritysmaailmassa elämyskokemusten luomisesta on tullut yhtä olennainen osa liiketoimintaa kuin tuotteiden muotoilustakin. Esimerkkejä elämyskokemusten tuottamisesta löytyy ainakin ravintoloista, hotelleista ja myymälöistä. Edelläkävijäyritykset näyttävätkin esimerkkiä muille. Sen pohjalta syntyy uusia tapoja tuottaa elämyksiä, kun muut seuraavat perässä ja kehittävät omaa toimintaansa. (Pine & Gilmore 2020, 58–59.)
Hanketapahtumiin voidaan ottaa myös mallia yritysmaailman elämyskokemuksista. Niitä voidaan soveltaa ja testata erilaisiin tapahtumien toteutusmuotoihin. Jaan seuraavassa muutaman esimerkin hankkeiden tapahtumien tekijöille elämyskokemuksen vahvistamisesta.
Aloita tapahtuman teemasta
Hyvin suunniteltu teema toimii tapahtumassa hallitsevana ideana, jäsentävänä periaatteena tai taustalla vaikuttavana käsitteenä, joka ohjaa jokaista elämyskokemuksen osa-aluetta. Huonosti suunniteltu teema sen sijaan ei tarjoa tapahtumakävijöille mitään, ei tee heihin vaikutusta, eikä jää mieleen. (Pine & Gilmore 2020, 59.)
Parhaimmillaan tapahtuman teemoittaminen voi tarkoittaa tarinan käsikirjoittamista, jossa tapahtumakävijät osallistuvat elämyskokemukseen. Juonelliset teemat vetävät yleisön mukaansa mielikuvitukselliseen ja kuvitteelliseen maailmaan, jolloin ne samalla voivat vedota kävijän mieleen. (Pine & Gilmore 2020, 62–63.)
Sopivan teeman löytäminen tai keksiminen hankkeen tapahtumalle voi olla haastavaa. Yksi tapa on aloittaa tapahtuman teeman tarkasteleminen yleisistä kategorioista. Pine ja Gilmore (2020) listaavat kymmenen teemaa, jotka usein esiintyvät Yhdysvalloissa elämyksellisissä ympäristöissä:
- status ja asema
- trooppinen paratiisi
- villin lännen maailma
- klassinen sivilisaatio
- nostalgia menneistä ajoista
- itämainen (arabialainen) fantasia
- kaupunkimainen tyyli ja urbaani tunnelma
- linnoitusmainen arkkitehtuuri ja valvonta
- modernismi ja edistys
- symboliset esitykset asioista, joita ei voi suoraan kuvata, kuten kuolema tai menetys. (Pine & Gilmore 2020, 63.)
Markkinoinnin näkökulmasta hyviä teemoja tapahtumiin on mahdollista löytää seuraavista yleisistä aihealueista:
- historia
- uskonto
- muoti
- politiikka
- psykologia
- filosofia
- fyysinen maailma
- populaarikulttuuri
- taiteet. (Pine & Gilmore 2020, 63.)
Edellä mainitut yleiset aihealueet osoittavat tietenkin vain mahdollisia suuntia tietyn teeman löytämiseksi (Pine & Gilmore 2020, 63).
Huomioi tapahtumakävijöiden aistit
Tapahtuman elämyskokemukseen liittyvien aistiärsykkeiden tulisi tukea ja vahvistaa sen teemaa. Mitä tehokkaammin kokemus aktivoi aistit, sitä mieleenpainuvampi se on. Tapahtumasta tulee mukaansatempaavia kokemuksia, kun ne kerrostetaan aisti-ilmiöillä. (Pine & Gilmore 2020, 77.)
© Laura Matikainen
Aistien huomioiminen tapahtumassa edellyttää usein teknistä asiantuntemusta. Elämyksellisen tapahtuman tuotantoon tarvitaan usein ammattilainen, joka ymmärtää, miten aisteihin voidaan vaikuttaa esimerkiksi äänen, valon ja visuaalisten elementtien avulla. Hänellä tulisi olla musiikillista ja visuaalista osaamista sekä kyky rakentaa kokonaisuus, joka on kävijälle mielekäs kokemus. Myös tapahtumatilan suunnittelu vaikuttaa olennaisesti sekä teknisten ratkaisujen toimivuuteen että siihen, millaiseksi elämyskokemukseksi tapahtuma lopulta muodostuu. (Pine & Gilmore 2020, 79.)
Luo tapahtumasta yhdenmukainen vaikutelma
Teema saattaa muodostaa elämyskokemuksen perustan, mutta tapahtuman tuottajan tehtävänä on luoda kokemus, joka jättää kävijään pysyvän vaikutuksen. Tässä auttaa seuraavan kysymyksen pohtiminen: mitä tapahtumakävijälle jää päällimmäisenä mieleen tapahtumasta pois lähtiessään? Usein vaikutelman yhtenäistäminen auttaa tapahtuman teeman toteuttamisessa. Apuna voi käyttää kysymystä, miten haluaisin kävijöiden kuvailevan heidän kokemustaan. (Pine & Gilmore 2020, 68–69.)
Pine ja Gilmore (2020) listaavat kuusi kokonaisvaikutelman ulottuvuutta:
- Aika: perinteinen, moderni tai futuristinen vaikutelma
- Tila: kaupunki, maaseutu, itä/länsi, koti/liike-elämä ja sisä-/ulkotila
- Teknologia: käsintehty/koneella tehty ja luonnollinen/keinotekoinen
- Aitous: alkuperäinen tai jäljittelevä vaikutelma
- Hienostuneisuus: hienostuneen/ei-hienostuneen tai ylellisen/halvan vaikutelman tuottaminen
- Skaala: Teeman esittäminen suurena tai pienenä. (Pine & Gilmore 2020, 69.)
Listassa olevia asioita voi käyttää elämyskokemuksen tuottamiseen ja miettiessä luovasti, miten tapahtuman teemaa voi esittää eri vaikutelmista lähtöisin. (Pine & Gilmore 2020, 69.)
Pelkkä puhe ei riitä luomaan toivottua elämyskokemusta tai haluttua vaikutelmaa. Tarvitaan ympäristöön ja henkilökunnan toimintaan liittyviä asioita, jotka vahvistavat tapahtuman teemaa ja elämyskokemusta. Jokaisen tapahtumassa olevan asian tulee olla johdonmukainen ja tukea kokonaisuutta, sillä ristiriitaiset tai puutteelliset ärsykkeet voivat hämmentää tai heikentää tapahtumakävijän kokemusta. Selkeiden visuaalisten tapahtuma-aluekartan puuttuminen voi tehdä esimerkiksi seminaarisalin löytämisestä vaikeaa. (Pine & Gilmore 2020, 69–72.)
Tapahtumasta kannattaa poistaa sellaiset asiat, jotka heikentävät tai estävät teeman toteuttamista. Liian moni eri asia tapahtumassa, etenkin sattumanvaraisesti yhdisteltynä saattavatkin pilata tapahtumakävijän kokemuksen. (Pine & Gilmore 2020, 72–73.)
Lisää tapahtumaan ripaus muistoja
Ihmiset ovat ostaneet tai säilyttävät esineitä niiden välittämien muistojen takia. Kyseiset esineet toimivat ikään kuin muistoesineinä niistä merkitykselliseksi koetuista tapahtumista, jotka kävijä haluaa muistavan. Tästä hyvä esimerkki on konsertin fyysinen paperilippu tai seminaarin osallistujapassi ja kaulanauha. (Pine & Gilmore 2020, 74.)
Aina tapahtumasta muistettavan asian ei tarvitse olla konkreettinen esine. Hyviä aineettomia muistoesineitä ovat valokuvat digitaalisessa muodossa, esimerkiksi valokuva-automaatin (engl. Photo Booth) ottama kuva työkavereiden kesken. Itse pyrin suosimaan aineettomia muistoja. En halua tapahtumasta kertyvän kävijöille ylimääräistä tavaraa, joilla he eivät varsinaisesti tee mitään. Tavaramuistojen kanssa onkin aina hyvä miettiä onko tavaran hankkimiselle perusteltu syy.
Mitä muuta tulee huomioida tapahtuman suunnitteluvaiheessa?
Hanketapahtumien tuottajan tulee huomioida ajankäyttö. Etenkin, kun halutaan tehdä elämyksellisiä tapahtumia, tulisi varata enemmän aikaa, jotta kaikki kaavaillut asiat ovat mahdollisia toteuttaa.
Ihanteellisinta olisi, että jo rahoitushakemusvaiheessa olisi mietitty hanketapahtumia. Tapahtumien suunnitteluun ja toteutukseen kuluva aika, resurssit ja vastuuroolit tulisi huomioida realistisesti, jotta tapahtumista tulisi laadukkaita kokonaisuuksia, eikä kiireessä tuotettuja tilaisuuksia.
Tärkeätä olisi ymmärtää erilaisia tapahtumien toteutusmuotoja: etä-, hybridi- ja lähitapahtumat. Lisäksi tulisi tuntea, millä tavalla erilaiset tapahtumatyypit eroavat toisistaan: seminaarit, messut, työpajat, vierailukierrokset, näyttelyt, esitykset sekä muut tapahtumat.
Hanketapahtumille voisi luoda yhtenevän ja selkeän prosessin hankkeita toteuttavan organisaation sisällä. Monille organisaation sisäisille palveluille on jo olemassa omat toimintatavat sekä toistettavat prosessit. Miksei siis hanketapahtumille voisi olla samanlaista sisäistä palvelua, jossa on selkeästi kuvattu hankkeille tarjottava palvelupolku tapahtumien tuottamisen tueksi. Kyseisessä prosessissa esimerkiksi yhden tapahtuman tuotanto voisi alkaa 6–9 kuukautta ennen tapahtumapäivää, etenkin jos kyseessä olisi isompi tapahtuma.
Lähteet
Kimberley, A., Poikolainen, E. & Rummukainen, M. 2023. Ohjatun ja aktiivisen fasilitoinnin opas. Haaga-Helian julkaisut 25/2023. Haaga-Helia ammattikorkeakoulu. Haettu 12.2.2025.
Pine, B. J. & Gilmore, J. H. 2020. The experience economy. Competing for customer time, attention, and money. Boston: Harvard Business Review Press.
Wallo, H. & Häyrinen, E. 2022. Tapahtuma on tilaisuus. Tapahtuman suunnittelu ja toteutus. Helsinki: Tietosanoma Oy.
