Kello lyö kuusi ja olet vihdoin lopettelemassa työpäivääsi. Päivän aikana olet valmistellut tilat, vastaanottanut vieraat, ohjannut työpajan, hoitanut kahvitilauksen, toiminut kirjurina sekä raportoinut työpajan tuloksia rahoittajan ohjeistuksen mukaan. On siis ihan normipäivä projektipäällikön pestissä.
Kuten esimerkistä huomaa, kohtaa tutkimus-, kehittämis- tai koulutushankkeen projektipäällikkö mitä erilaisimpia tilanteita työssään. Ihan kaikkeen ei voi ennalta varautua, mutta Metropolia Ammattikorkeakoulun sisäinen projektipäällikkökoulutus antaa eväät moniin tilanteisiin projektiarjessa. Uudistettu projektipäällikkökoulutus näki päivänvalon marraskuussa 2025. Ideana oli tarjota tiivistetty, ajantasainen, paikkaan ja aikaan sitoutumaton perehdytys projektin hallinnan kannalta keskeisempiin teemoihin sekä työkaluja ja ohjeita helpottamaan projektiarkea Metropoliassa.
Tässä artikkelissa jaan uudistamisprosessin varrella kertyneitä oppeja.
Hyödynnä käyttäjäpalautetta kurssisisällön muotoilussa
Metropolian projektipäälliköt tulevat hyvinkin erilaisista taustoista: osalle projektityyppinen työ on tuttua mutta ulkopuolisen rahoituksen hankemaailma, varsinkin EU:n erilaiset rahoitusmuodot, voivat olla entuudestaan tuntemattomia. Toisille projektityökin on aivan uutta, mikä tarkoittaa vielä isompaa määrää uuden opettelua. Projektipäällikkönä toimiminenhan vaatii usein monialaista osaamista sekä kykyä reagoida nopeasti odottamattomiin tilainteisiin.
Projektipäällikkökoulutuksen kohdalla teimme kourallisen yksilöhaastatteluja tutkimus- ja kehittämishankkeiden projektipäälliköiden kanssa, jotta pystyimme räätälöimään kurssisisällön paremmin tunnistettuihin tarpeisiin sopivaksi. Hyödynsimme kehittämistyössä myös vanhalle kurssialustalle kertynyttä kurssipalautetta sekä vuonna 2023 Projektin toteutus- ja ohjauspalvelujen kehittämistä varten tehtyjen projektipäällikköhaastattelujen tuloksia.
Palautteen pohjalta kurssisisältöä kevennettiin sekä siihen lisättiin ihmisten johtamiseen keskittyvä moduuli, jotta projektipäälliköt saisivat kättä pidempää hyvän tiimihengen rakentamiseen.
Halusimme uudistuksen myötä karsia sisältöä, painottaen käytännönläheistä tulokulmaa. Kehitystyötä ohjasi vahvasti käyttäjälähtöisyys. (Koiranen 2026)
Vältä tietotulvaa ja tee tarpeeksi lyhyet koulutusvideot
Kestoltaan tarpeeksi napakat koulutusvideot auttavat pitämään osallistujien mielenkiinnon teemoissa ilman että keskittymiskyky herpaantuu.
Järjestä syväosaamisen mahdollistama lisätieto erilliseen tietopankkiin, jotta se muodostaa oman kokonaisuutensa. Täten koulutuksen käyttäjäystävällisyys ei kärsi, mikäli osallistuja haluaa suorittaa moduulista vain pakollisen osuuden. Menettelimme uudistetussa koulutuksessa juuri näin ja se osoittautui kaikin puolin hyväksi ratkaisuksi käyttäjät huomioiden.
Huomioi sisällöntuotannossa käytännönläheisyys
Pyri sisällöntuotannossa keskittymään valittuihin teemoihin projektipäällikön työn käytännön näkökulmasta ja anna mahdollisimman paljon konkreettisia käytännön esimerkkejä.
Metropolian uudistetussa koulutuksessa käytännönläheisyyttä lisättiin myös uudella moduulilla, joka keskittyy projektin johtamiseen. Moduuli tarjoaa projektityön organisoimiseen entistä paremmin työkaluja ja menetelmiä. Se opastaa esimerkiksi osituksen tekemisen. Ositus tehdään projektin toteutuksen suunnitteluvaiheessa ja siinä projekti jaetaan pienempiin, hallittaviin osakokonaisuuksiin, tehtäviin ja työpaketteihin. Se on olennainen osa projektin yksityiskohtaisemman toteutussuunnitelman koostamista, joka auttaa hahmottamaan kokonaisuuden sekä luo raamit projektin menestyksekkäälle läpiviemiselle.
Hyödynnä tekoälyä videotuotannossa sekä tenttikysymysten koostamisessa
Tekoäly nopeuttaa videoiden tuottamista sekä mahdollistaa niiden tasalaatuisuuden. Myös videoiden mahdollinen päivittäminen helpottuu.
Käytimme koulutusvideoiden toteuttamiseen Synthesia-ohjelmaa mutta törmäsimme ongelmaan videoiden äänen generoinnissa. Tekoälyllä tuotettua suomenkielistä ääntä oli tarpeen muokata jonkin verran tuotantovaiheessa. Lisäsimme esimerkiksi taukoja generoituun puheeseen erilaisten välimerkkien avulla. Kyseisessä ohjelmassa nämä muokkaukset säilyivät kuitenkin vain muutaman päivän ajan ja videon ääni muuttui valitettavasti, kun se generoitiin uudelleen myöhemmin. Totesimme siis, että yksittäinen video oli helpointa tuottaa valmiiksi asti yhdeltä istumalta. Huomionarvoista on kuitenkin, että tekoälytyökalut kehittyvät huimaa vauhtia, joten tätäkään ongelmaa ei välttämättä enää ole.
Tekoälyä on lisäksi kätevä hyödyntää tenttikysymysten laatimiseen, kun halutaan yhtäältä tasalaatuista jälkeä ja toisaalta välttää triviaalin nippelitiedon testaamista.
Modulaarisuus avuksi projektin aloituksen hektisyyteen
Rakenna sisältö itsenäisistä moduuleista, jotka projektipäällikkö voi suorittaa haluamassaan järjestyksessä.
Kun moduuleihin merkataan vielä selkeästi niiden kestot, voi projektipäällikkö valita tilanteeseensa parhaan moduulin suoritettavaksi käytössä oleva aika ja työpöydällä olevat tehtävät huomioiden. Tämä auttaa varsinkin projektin toteutuksen käynnistämisvaiheen hektisyydessä.
Metropolian projektipäällikkökoulutuksessa moduuleja on kymmenen ja niiden suorittamiseen sekä sisällön sisäistämiseen arvioitu aika on yhteensä kuudesta kahdeksaan tuntia.
Muotoile kurssisisältö vaiheittain asiantuntijoiden kanssa
Projektipäällikkökoulutus toteutettiin yhdessä Metropolian eri asiantuntijoiden kanssa. Mukana sisältöjä tuottamassa olivat muun muassa viestinnän, tietosuojan sekä henkilöstöpalveluiden asiantuntijoita. Projektin toteutus ja ohjauspalvelut -tiimi kävi yhdessä keskustellen läpi asiantuntijoiden tekemät hahmotelmat kurssisisällöistä ja antoi palautetta ennen kuin he aloittivat varsinaisten videokäsikirjoitusten sekä esitysmateriaalien tekemisen. Tämä säästi aikaa sisällöntuotannossa, sillä kunkin moduulin materiaalien ydin oli yhdessä keskusteltu, jolloin lopulliset versiot saatiin valmiiksi ilman montaa työstämisen kierrosta.
Mikä näistä opeista resonoi eniten kanssasi ja minkä ottaisit käyttöön, kun lähdet toteuttamaan projektipäälliköille suunnattua verkkokoulutusta omassa organisaatiossasi?
Lähteet
Koiranen, J. 2026. Asiantuntija, Projektin toteutus- ja ohjauspalvelut, Metropolia Ammattikorkeakoulu. Keskustelu 21.1.2026.
Kirjoittaja
-
Petra Sillanpää
Asiantuntija, Metropolia AmmattikorkeakouluPetra Sillanpää toimii asiantuntijana Metropolian TKI-yksikössä, Projektin toteutus- ja ohjauspalveluissa.
Tutustu tekijään