Käytin lukuisia tunteja hioen työpajaa, joka kesti vain 60 minuuttia. Rakensin työpajan osia, yliajattelin sanoituksia ja lopputuloksia. Mietin, mitä missäkin kohdassa tapahtuisi ja valmistelin siirtymiä vaiheesta toiseen. Silti suurin oivallus syntyi siinä hetkessä, kun astuin sivuun ja annoin osallistujien itse löytää merkityksen.
Fasilitoidussa työpajassa yhdessä kehittäminen ei ole mekaaninen kaavio. Se on vuorovaikutusta, tilan antamista ja luottamusta siihen, että ryhmällä on viisaus. Tämä oivallus vahvistui kulttuurituotannon YAMK-opintoihini kuuluvan Yhteistoiminnallinen kehittäminen -opintojakson aikana ja konkretisoitui työpajassa, jonka vedin festivaalitiimille liittyen työhyvinvoinnin kehittämiseen.
Fasilitaattori ei ole esiintyjä, vaan mahdollistaja
Fasilitoinnin hienous piilee sen epäitsekeskeisyydessä. Summa & Tuominen (2009) kiteyttävät fasilitaattorin roolin seuraavasti: Fasilitaattori on puolueeton osapuoli, joka keskittyy ryhmäprosessiin ja auttaa ryhmää ideoimaan vaihtoehtoja, tekemään päätöksiä ja ratkaisemaan ongelmia. Varsinaisesta sisällöstä eli ideoista, päätöksistä ja ratkaisuista vastaavat ryhmän jäsenet. (Summa & Tuominen 2009, 9.)
Työpajaa vetäessäni opin, että fasilitaattorin tehtävä ei ole hallita kaikkea, vaan luoda tila yhteiselle keskustelulle ja näkökulmien ymmärrykselle. Fasilitaattori ei ole valokeilassa, vaan taustalla mahdollistamassa prosessia. Yksi fasilitoimani työpajan keskeisistä hetkistä oli, kun osallistujat ryhmittelevät jaksamisen teemoja, ensin varovasti, sitten yhä varmemmin. Olin aikonut johdatella heidät teemojen nimeämiseen, mutta heidän terminsä olivat osuvampia kuin omani. Oivallus: kun fasilitaattori uskaltaa hellittää otettaan, syntyy tilaa ryhmäviisaudelle.
Aito vaikuttamisen mahdollisuus motivoi työpajan osallistujat
Olen ollut vuosien varrella osallistujana monissa työpajoissa. Välillä osallistuminen on ollut inspiroivaa, mutta usein on jäänyt tyhjä olo. Työpajassa on syntynyt hyviä ideoita, mutta mitään konkreettista ei ole tapahtunut ideoinnin jälkeen. Post it -laput ovat jääneet pyörimään toimiston kaappeihin. Ideointi on valunut hukkaan tai sovittuihin toimenpiteisiin ei olla palattu. Se turhauttaa.
Toinen turhautumista aiheuttava kokemus syntyy siitä, kun työntekijöitä halutaan sitouttaa työpajan avulla, mutta asiat on ennalta päätetty toisaalla, kokonaan tai osin. Tai pahimmassa tapauksessa työpajassa tuotettu ei miellytä johtoa, eikä yhdessä kehitetyn asian kanssa siksi edetä. Osallistaminen tilanteessa, jossa asiat on jo valmiiksi suunniteltu ja päätetty, on turhauttavaa ja tuhoaa ihmisten motivaation (Summa & Tuominen 2009, 10). Osallistaminen ja osallistuminen on keinotekoista ja epämotivoivaa ilman aitoa vaikutusmahdollisuutta. Näennäinen osallistaminen johtaa pahimmillaan motivaatiokatoon – porukka ei jatkossa tule edes paikalle tai usko omiin vaikutusmahdollisuuksiinsa, vaikka niitä todellisuudessa olisikin (Grape People, n.d.).
Nyt, kun pääsin itse fasilitaattorin rooliin ja toteutin prosessin alusta loppuun, oivalsin tämän keskeisen asian: ei riitä, että työpaja on hyvä – tärkeintä on se, mitä sen jälkeen tapahtuu. Miten ideat viedään käytäntöön? Miten niihin palataan? Jos tämä puuttuu, “taas yksi työpaja” -tunne jää helposti päälle. Oivallus: jalkauttamisen suunnittelu on keskeinen osa fasilitointiprosessia.
Festivaalitiimille vetämäni työpajan päätteeksi osallistujat tekivät jaksamiskortit, omat pienet lupauksensa tai oivalluksensa siitä, miten he voivat vahvistaa hyvinvointiaan työarjessa. Kukaan ei käskenyt. Kukaan ei pakottanut. Ja silti kaikki halusivat kirjoittaa korttinsa. Nyt ne ovat toimistomme seinällä ja olemme myös kalenteroineet työpajassa sovittuja ja ideoituja virkistyspäiviä tiimille.
Kysymyksen muotoilun voima fasilitoiduissa työpajoissa
Yksi tärkeä oivallukseni liittyy kysymyksenasetteluun. Huomasin esimerkiksi, kuinka ratkaisevaa on se, millä tavalla työpaja alkaa. Ensimmäisenä ajatuksenani oli aloittaa työpajani kysymyksellä: “Mikä aiheuttaa sinulle stressiä?” Onneksi sain ennen työpajaa palautetta työpajasuunnitelmastani ja ymmärsin, että tällainen kysymys olisi ohjannut keskustelua negatiiviseen suuntaan. Se olisi saattanut sulkea ja latistaa tunnelmaa. Sen sijaan valitsin aloituskysymykseksi: “Milloin viimeksi rentouduit?” Tämä ei ollut pelkkä lämmittelykysymys, vaan se loi ilmapiirin, jossa oli lupa olla inhimillinen. Oivallus: Hyvin muotoillut kysymykset auttavat toimimaan tavoitteen mukaisesti ja vaikuttavat suuresti työskentelyn ilmapiiriin.
Positiivisesti ja täsmällisesti muotoillut kysymykset eivät tarkoita ongelmien kiertämistä, vaan ne auttavat suuntaamaan huomion rakentavasti eteenpäin. Fasilitoimani työpajan alussa keskityimme näin voimavaroihin ja luottamukseen stressitekijöiden sijaan.
Kohti onnistuvaa yhteisöllistä kehittämistä
Yhteisöllinen kehittäminen vaatii luottamusta prosessiin – ja fasilitaattorin kykyä olla läsnä, kuulla ja päästää irti täydellisyyden tavoittelusta. Se vaatii hyvin valmistellun rakenteen ja kysymyksenasettelun, mutta myös tilaa sille, mikä syntyy hetkessä yhdessä osallistujien kanssa.
Kannattaa tutustua ryhmään ennen työpajaa. Mitä paremmin fasilitaattori tuntee osallistujien tavan toimia, sitä paremmin hän osaa valita sopivimmat menetelmät ja ohjata prosessia. (Summa & Tuominen 2009, 16.) Yhteistoiminnallisen kehittämisen opintojakso antoi minulle välineitä, mutta ennen kaikkea se vahvisti uskoani siihen, että fasilitointi on taito ja prosessi, jota kehitetään käytännössä, kokeillen ja reflektoiden.
Työpajat eivät ole irrallisia hetkiä, vaan ne voivat parhaimmillaan olla pysähtymisen paikkoja, joista kumpuaa eteenpäin vievää muutosta, kunhan vaikuttamisen mahdollisuus on aito, asioihin palataan ja ne otetaan tosissaan.
Kirjoittaja
-
Johanna Eurakoski
Kulttuurituottaja ja ohjelmapäällikköJohanna Eurakoski toimii Maailma kylässä -festivaalin tiiminvetäjänä ja vastaa tapahtuman ohjelmasta. Hänellä on yli 20 vuoden kokemus tapahtumatuotannoista ja kulttuurialan johtamistehtävistä. Hän opiskelee parhaillaan kulttuurituotannon YAMK -tutkintoa Metropolia Ammattikorkeakoulussa.
Tutustu tekijään
Lähteet
Summa, T. & Tuominen, K. 2009. Fasilitaattorin työkirja. Kepa ry.
Grape People n.d. Milloin osallistaa ja kuinka paljon? Grape People -yrityksen verkkosivut.