Hankkeet ovat kiinteä osa korkeakoulujen tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotyötä. Korkeakoulun ulkopuolisille hankkeiden järjestämät tapahtumat ovat usein näkyvin osa tätä toimintaa. Hanketapahtuma on hankkeen järjestämä tilaisuus, joka tukee sen viestintää ja kehittämistyötä. Toteutustapa ja laajuus määräytyvät hankesuunnitelman sekä viestinnällisten tavoitteiden mukaan. Tätä artikkelia kirjoittaessani taustalla on ollut ajatus tarkastella noin 100–200 kävijän tapahtumia, jotka voivat olla myös useamman hankkeen yhteistapahtumia. Niiden sisältö muodostuu hankkeille ominaisesti sekä puheista että käytännön työpajatyöskentelystä.
Hanketapahtumat voidaan karkeasti jaotella kohderyhmän mukaan sisäisiin ja ulkoisiin sekä toteutustavan mukaan verkossa pidettäviin, fyysisiin tai näiden yhdistelmiin eli hybriditilaisuuksiin. Ne voivat olla kertaluontoisia tai toistuvia ja pieniä tai suuria. Hankkeissa sopivia tapahtuman toteutusmuotoja ovat esimerkiksi seminaarit, webinaarit, kilpailut, koulutukset, konferenssit, työpajat sekä erilaiset julkistamis- ja lanseeraustilaisuudet. (Åman Kyyrö 2021, 111–114; Wallo & Häyrinen 2022, 65.)
Hanketapahtuman onnistumista mitataan usein kävijämäärällä, mutta pelkkä numero ei kerro, kuinka hyvin hanketapahtuma onnistui kävijöiden näkökulmasta tai kuinka merkityksellinen ja vaikuttava se todellisuudessa oli. Mielestäni hanketapahtumat tulisikin nähdä enemmän vuorovaikutteisina kohtaamispaikkoina kuin pelkkinä tiedon jakamisen välineinä. Tämän vuoksi niiden suunnittelussa tulisi ottaa huomioon kävijöiden kokemukset sekä erityisesti osallistumista ohjaavat motivaatiotekijät.
Hanketapahtumien tavoitteet ja kohderyhmät
Kokemukseni mukaan hanketapahtuman tavoitteena voi olla uuden tiedon jakaminen tai uuden toimintamallin esittely ja käytännön kokeilu. Esimerkiksi seminaarin puheosuuksissa asiantuntijat voivat esitellä mallia, ja myöhemmin työpajoissa kävijät testaavat sen toimivuutta käytännössä. Hanketapahtumat voivat myös tukea verkostojen rakentamista, kun pyritään lisäämään alan vuorovaikutteisuutta ja vahvistamaan yhteistyötä esimerkiksi yritysten kanssa.
Hanketapahtumat kokoavat usein yhteen hankkeiden osallistujia, sidosryhmiä, alan asiantuntijoita ja opiskelijoita. Hankkeen tavoitteet määrittelevät hanketapahtumien kohderyhmiä, ja kävijöiksi toivotaan usein niitä, jotka voivat hyödyntää hankkeessa tuotettua tietoa tai kehitettyjä työkaluja. Käytännössä hanketapahtumien kävijät muodostuvat jo hankkeeseen kytkeytyneistä toimijoista sekä hankkeiden teemoista kiinnostuneista henkilöistä. Toivottujen kohderyhmien tavoittaminen ei kuitenkaan ole itsestään selvää, sillä osallistumispäätöksiin vaikuttavat esimerkiksi käytettävissä oleva aika, kiinnostus, yksilölliset tarpeet sekä hanketapahtumasta ennakoitava hyöty.
Hanketapahtumien suunnittelu edellyttää syvällistä ymmärrystä hankkeiden kohderyhmistä, jotta tapahtumasta saadaan onnistunut. Hanketapahtumaa järjestäessä on tärkeää määritellä kohderyhmä mahdollisimman tarkasti, jotta heidän odotuksensa ja tarpeensa voidaan huomioida (Mackellar 2013, 2–3). Siitä huolimatta joskus kävijämäärä voi jäädä toivottua pienemmäksi, mikä korostaa tarvetta kehittää hanketapahtumien suunnittelua.
Hanketapahtumien kävijät
Hankkeita ja hanketapahtumia on erilaisia, samoin on kävijöitäkin. Hanketapahtumien määrää voidaan hahmottaa tarkastelemalla korkeakoulujen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa. Ammattikorkeakouluissa ja yliopistoissa toteutetaan runsaasti eri alojen hankkeita, joihin samalla kytkeytyy erilaisia tapahtumia. Pelkästään Metropoliassa on käynnissä vuosittain noin 100 hanketta (Metropolia n.d.).
Hanketapahtumissa kävijöihin kuuluu monenlaisia ihmisiä, kuten kutsuvieraita ja hankkeen kohderyhmään kuuluvia henkilöitä, median edustajia, sponsoreita, viranomaisia sekä joskus etäosallistujia (Mackellar 2013, 2). Hanketapahtumiin kuitenkin odotetaan kävijöiksi hankkeiden kohderyhmiin kuuluvia henkilöitä. Kaikki kohderyhmään kuuluvat henkilöt eivät ole samanlaisia, sillä heidän kävijäkokemuksensa on aina henkilökohtainen ja ainutlaatuinen (Getz & Page 2020, 58). Kokemukseen vaikuttavat lisäksi yksilölliset odotukset ja tunteet (Åman Kyyrö 2021, 115).
Hankkeet määrittelevät toivotut kävijät sen mukaan, keitä he haluavat tavoittaa tai kenen kanssa esimerkiksi hankkeessa luotua toimintamallia on tarkoitus testata. Niin sisältö, toteutustapa kuin eritoten kävijät tulee miettiä ja valita oikein, jotta tapahtumasta tulee onnistunut (Åman Kyyrö 2021, 114). Viestintä kohdennetaan sosiaalisen median kanavissa, uutiskirjein, henkilökohtaisin kontaktein tai kutsuin, joten tapahtumiin ei aina voi tulla kuka tahansa. Kun paikalla on oikeat henkilöt, tapahtumasta syntyy merkityksellinen kokemus, joka hyödyttää sekä osallistujia että hanketta.
Miksi hanketapahtumiin osallistutaan?
Hanketapahtumien kävijöillä on erilaisia osallistumismotivaatioon vaikuttavia syitä, jotka muodostuvat usein useamman tekijän yhteisvaikutuksesta. Osallistumiseen vaikuttavat sekä kävijöiden psykologiset ja sosiaaliset piirteet että ympäröivät poliittiset, kulttuuriset, sosiaaliset ja teknologiset tekijät. Motivoivia asioita voivat olla esimerkiksi media, uskonto, hallituksen politiikka, vertaisryhmät ja internet. Yksittäinen tekijä harvoin selittää kävijöiden osallistumista, vaan päätös syntyy edellä mainittujen tekijöiden yhteisvaikutuksesta. Lisäksi osallistumispäätökseen vaikuttavat sisäiset tekijät, jotka saavat kävijän lähtemään nykyisestä ympäristöstään sekä tapahtuman vetovoimatekijät, jotka houkuttelevat uuteen ympäristöön. (Mackellar 2013, 20–21; 40–41.)
Hanketapahtumiin kävijöitä voi houkutella esimerkiksi teemalla, ohjelmasisällöillä, tapahtuman hyödyillä tai itse kokemuksella. Tärkeintä on ymmärtää, mitä kävijät saavat hanketapahtumasta ja millaiseksi he kokevat sen. Hanketapahtumissa kävijät hakevat usein uutta tietoa, käytännön vinkkejä, verkostoja ja mahdollisuuksia vaikuttaa. (Åman Kyyrö 2021, 114.) Heidän kiinnostukseensa vaikuttavat myös hanketapahtuman ajankohtaisuus, yhteys omaan työhön tai arvomaailmaan sekä aiemmat kokemukset vastaavanlaisista tapahtumista.
Kävijöiden motivaatiotekijöistä hanketapahtumien kokemuksiin
Hanketapahtumien välttämättömät palvelut, yleiset kokemukset ja hanketapahtumakohtaiset kokemukset, jotka vastaavat kävijöiden motivaatiotekijöitä ja toivottuja kokemuksia, on havainnollistettu kuviossa 1. Hanketapahtumakohtaiset kokemukset muodostuvat kunkin hanketapahtuman erityispiirteistä, esimerkiksi korkeatasoisesta ohjelmasisällöstä tai pelkästään tapahtumakokemuksesta. Nämä motivaatiotekijät houkuttelevat hanketapahtumiin sellaisia kävijöitä, jotka etsivät ainutlaatuisia kokemuksia. (Getz & Page 2020, 332.)
Kuvio koostuu kolmesta sisäkkäisestä laatikosta. Laatikoiden sisällöt avattuna uloimmasta sisimpään:
Hanketapahtuman välttämättömät elementit
- fyysinen ja psyykkinen turvallisuus
- mukavuus
- esteettömyys
- viestintä ja tiedonkulku
- tarjoilut
Hanketapahtuman yleiset kokemukset
- yhteenkuuluvuus, yhteisöllisyys ja muut sosiaaliset kokemukset
- arjesta pakeneminen, hedonismi, viihdytettynä oleminen
Hanketapahtumakohtaiset kokemukset
- tapahtuman erityispiirteet
- korkeatasoinen ohjelmasisältö
- tapahtumakokemus
Hanketapahtumien yleisiin kokemuksiin kuuluvat esimerkiksi erilaiset sosiaaliset kokemukset, viihdytettynä oleminen ja arjesta pakeneminen. Nämä helposti korvattavissa olevat motivaatiotekijät houkuttelevat mahdollisimman laajoja kävijäjoukkoja hanketapahtumiin. (Getz & Page 2020, 332.)
Hanketapahtumien välttämättömiä elementtejä voidaan kutsua tyytymättömyystekijöiksi. Ne itsessään eivät motivoi kävijöitä, mutta niiden puute voi aiheuttaa tyytymättömyyttä. Tämän vuoksi hanketapahtumien tulee tarjota sekä yleisiä että hanketapahtumakohtaisia kokemuksia laadukkaasti, jotta ne erottuvat muista vastaavanlaisista tilaisuuksista. (Getz & Page 2020, 332.)
Kävijöiden motivaattorit ja hanketapahtumien suunnittelu
Hanketapahtumien suunnittelussa kävijöiden osallistumista ohjaavia motivaatiotekijöitä tulisi huomioida entistä enemmän. Hanketapahtumien vaikuttavuus syntyy nimenomaan niistä tekijöistä, joiden takia ihmiset tulevat paikalle ja minkälainen kävijäkokemus heille muodostuu hanketapahtumista. Jotta hanketapahtuma olisi vaikuttava, sen tulee synnyttää tunteita kävijöissä (Wallo & Häyrinen 2022, 133). Ilman ymmärrystä kävijöiden motivaatiotekijöistä hanketapahtumat voivat jäädä irrallisiksi tilaisuuksiksi, joiden vaikutus ei ulotu tapahtumahetkeä pidemmälle.
Hanketapahtumien suunnitteluun voi ottaa mallia yritystapahtumista, joissa ulkoiset motiivaatiotekijät, kuten osallistumisen pakollisuus tai palkkion hakeminen eli tässä tapauksessa uuden oppiminen, ovat usein hallitsevia. Yritystapahtumien kohdalla osallistumismotivaatioon vaikuttavat usein verkostoitumismahdollisuudet, ammatillinen kehittyminen ja kouluttautuminen. (Getz & Page 2020, 333.) Näitä havaintoja voidaan soveltaa myös hanketapahtumiin, joissa kävijät hakevat verkostoitumista tai oppimisen kokemuksia.
Wallon ja Häyrisen kehittämä Onnistuneen tapahtuman malli® soveltuu hyvin hanketapahtumien suunnittelun työkaluksi. Se muodostuu strategisista ja operatiivisista kysymyksistä. Mallin strateginen taso auttaa määrittelemään hanketapahtuman perusidean sekä täsmentämään hanketapahtuman tarkoituksen (miksi), kohderyhmän (kenelle) ja toteutettavan kokonaisuuden (mitä). Operatiivinen taso puolestaan ohjaa käytännön toteutusta tarkentamalla hanketapahtuman toteutustavat (miten), sisällön ja ohjelman luonteen (millainen) sekä vastuunjaon (kuka). (Wallo & Häyrinen 2022, 133–140.)
Kävijöiden motivaatiotekijät tarjoavat erinomaiset lähtökohdat hanketapahtumien ohjelmasuunnittelulle. Puheet, esiintyjät ja työpajojen toteutustavat kannattaa suunnitella vastaamaan sekä hankkeiden tavoitteita että kävijöiden odotuksia ja tarpeita. Näin hanketapahtumista muodostuu osallistujia aidosti puhutteleva kokonaisuus.
Elämyksellisten ja kokemuksellisten elementtien tuominen osaksi hanketapahtumia vahvistavat niiden muistettavuutta ja auttavat erottumaan muista vastaavista tilaisuuksista (Matikainen 2025). Elämyksellisyyttä voidaan tarkastella yhtenä mahdollisena näkökulmana hanketapahtumien kehittämisessä. Kyseistä aihetta olen käsitellyt Elämyksellisyys hanketapahtumissa -artikkelisarjan artikkeleissa:
- Enemmän elämyksellisiä elementtejä hanketapahtumiin
- Elämys syntyy onnistuneesta kävijäkokemuksesta
- Käytännön vinkkejä tapahtuman tuottajalle
Positiivinen kävijäkokemus voi lisätä kiinnostusta myös tulevia hanketapahtumia kohtaan sekä vahvistaa hankkeen toteuttajaorganisaation tunnettuutta. Kävijöiden motivaatiotekijöihin perustuva suunnittelu tarjoaa hankkeiden toteuttajille konkreettisen välineen hanketapahtumien kehittämiseen ja niiden vaikuttavuuden vahvistamiseen.
Lähteet
Getz, D. & Page, S. J. 2020. Event studies. Theory, research and policy for planned events. New York, NY: Routledge.
Mackellar, J. 2013. Event audiences and expectations. London & New York: Routledge.
Matikainen, L. 2025. Elämyksellisyys hanketapahtumissa 1/3: Enemmän elämyksellisiä elementtejä hanketapahtumiin. Julkaistu 17.3.2025. Metrospektiivi Pro.
Metropolia n.d. Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiohankkeet. Haettu 27.3.2026.
Wallo, H. & Häyrinen, E. 2022. Tapahtuma on tilaisuus. Tapahtuman suunnittelu ja toteutus. Helsinki: Tietosanoma Oy.
Åman Kyyrö, M. 2021. Tapahtumat osana hankeviestintää. Teoksessa Hermiö, A., Merimaa, M., Wallin, R., Wegmüller, M. & Åman Kyyrö, M. (toim.) Hankeviestinnän käsikirja. Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja, OIVA-sarja 42. Helsinki: Metropolia Ammattikorkeakoulu. 111–122.
Kirjoittaja
-
Laura Matikainen
Viestintäsuunnittelija, Metropolia AmmattikorkeakouluLaura Matikainen työskentelee Metropolian TKI-toiminnassa hankeviestinnän ja tapahtumatuotannon parissa. Koulutukseltaan hän on kulttuurituottaja (AMK).
Tutustu tekijään
