Jakso 5: Viestintä muutosten moottorina ja kriisien tukena

Riitta Konkola: Tervetuloa Johtajan jalanjäljissä -podcastiin. Olen Riitta Konkola, Metropolian toimitusjohtaja-rehtori. Jokaisessa jaksossa kutsun mukaan kollegan keskustelemaan kanssani Metropolian historiasta, nykypäivästä ja tulevaisuudesta ja myös siitä, millaista johtajan työ on ammattikorkeakoulussa. Tänään sukellamme viestinnän maailmaan. Miten se rakentaa Metropoliaa, vahvistaa brändiä ja tukee vaikuttamista. Kanssani on keskustelemassa viestintäpäällikkö Liisa Salo. Lämpimästi tervetuloa Liisa. 

Liisa Salo: Kiitos Riitta. On ihan etuoikeutettua pysähtyä tässä arjen keskellä hetkeksi ja erityisesti keskustelemaan ja pohtimaan viestintää ja sen merkitystä ja roolia. Metropoliaa on rakennettu nyt aika pitkään, ja uskoisin, että viestinnällä on ollut iso rooli ja merkitys tässä kaikessa tekemisessä. Missä erityisesti näet, että viestinnän rooli on ollut merkittävä? 

Riitta: Mulle tulee mieleen montakin esimerkkiä siitä, missä meillä sekä sisäinen että ulkoinen viestintä on ollut erityisen tärkeässä roolissa. Meillähän on ollut monenlaisia myös tämmöisiä äkillisiä, yllättäviäkin tapahtumia. Mieleen tulee muun muassa se, kun yksi meidän kampuksista jouduttiin sulkemaan todella nopeaan aikatauluun. Puhutaan Leppävaaran kampuksesta, jossa ongelmaksi oli tullut se, että kampuksen rakenteet olivat vajoamassa, ja sitä kautta siellä ei enää voitu jatkaa. Jouduttiin todella nopealla aikataululla järjestämään viestintätilaisuus opiskelijoille ja henkilöstölle, joka sitten myös keräsi todella paljon toimittajia ja mediaa ympärillensä. Itse asiassa hyvin laajalti hyvin laajalti sitten näkyi. Näkyi jopa Suomen rajojen ulkopuolella tämä meidän tilanne siinä erittäin nopeassa aikataulussa, ja erittäin hyvin onnistunut kriisiviestintä oli erityisen tärkeässä roolissa. Sitten meillä on ollut pidempiaikaisia muutosprosesseja, kuten tämä kampusuudistus esimerkiksi, jossa todella paljon on viestitty sisäisesti, ulkoisesti eri sidosryhmille useaan otteeseen moneen kertaan. Elikkä se on vähän ehkä erityyppinen viestintätapahtuma ollut. Sitten ehkä viime aikoina on erityisen paljon ollut tämmöistä vaikuttamisviestintää kotimaassa, EU-tasolla. Siinä, kun ollaan yhdessä mietitty näitä pääviestejä, miten niitä kirkastamme, miten tuomme niitä esille eri kanavissa, niin on kyllä tehnyt Metropolian toiminta erittäin hyvin näkyväksi ja tuonut meidän ajatusjohtajuutta ja vaikuttavuutta esille. 

Liisa: Noi oli musta aivan loistavia esimerkkejä myös siitä, että miten johtaminen ja viestintä linkittyvät tosi merkityksellisesti yhteen. Esimerkiksi kriisiviestintähän vaatii äärimmäisen hyvää johtamista, johon sitten viestintä linkittyy. Oli tosi jänniä. Muistan nämä kaikki kyllä erinomaisen hyvin. 

Riitta: Joo, no meillähän onkin Liisan kanssa tosi pitkä yhteinen työhistoria Metropoliassa ja ollaan monessa oltu mukana ja nähty tämä viestinnän muutos ja siihen liittyvien tekijöiden muuttuminen. Miten sä Liisa näet itse, että viestintä on muuttunut ja kehittynyt vuosien varrella? 

Liisa: Kyllä mä sanoisin, että viestinnäsn nämä yleiset trendit heijastuvat myös organisaatioviestintään. Jos ihan lähdetään siitä, että meilläkin on joskus puhuttu tiedottamisesta ja tainnut olla jopa tiedottajan nimike organisaatiossa. Tiedottaminenhan tarkoittaa semmoista yksisuuntaista viestintää. Sitten on pikkuhiljaa alettu ymmärtää tämä vuorovaikutuksen merkitys, että viestintä on enemmänkin vuorovaikutusta. Tänä päivänä puhutaan dialogista ja ymmärretään, että siihen kuuluu myös se osallisuus. Kaikki me ollaan jollakin tavalla osallisina tässä viestinnässä. Mutta sitten isossa kuvassa kyllä tämä digitaalisuus on tuonut tähän viestintään tätä nopeutta ja reaaliaikaisuutta, ja ihan samalla tavalla sosiaalisen median käytön lisääntyminen on tuonut tämän avoimuuden vaatimuksen. Visuaalisuus on tullut tosi vahvasti. On tullut näitä uusia kanavia Instagramia ja TikTokia. Mutta sitten taas toisaalta voisi sanoa, että aina tähän viestintään on kuulunut semmoinen tietty kaipuu inhimillisyyteen. Ihan tänä päivänäkin näkee ja näyttäytyy se, että miten ihmiset ja tarinat kiinnostavat myös organisaatioviestinnässä, ja viestinnältä haetaan semmoisia merkityksiä. Sen takia sen rooli musta korostuu erityisesti tässä ajassa.  

Sä olet myös Riitta omassa tehtävässäsi toimitusjohtaja-rehtorina ollut mukana monenlaisissa viestintätilanteissa. Tuossa mainitsitkin muutamia noita erityisiä keissejä, mutta tuleeko vielä omalta uraltasi mieleen joku tämmöinen onnistunut tai sua innostanut viestintäkeissi? 

Riitta: Joo, tuo Leppävaaran kampus oli kyllä hyvä esimerkki siitä, miten merkityksellistä todella oli siinä hetkessä, että pystyttiin kertomaan, mitä on tapahtumassa, mitä tapahtuu seuraavaksi ja miten asiaa hoidetaan eteenpäin. Saatiin itse asiassa siitä tosi paljon hyvää palautetta myös. Toinen, mikä itsellä on vahvasti mielessä, on nämä koronavuodet, jolloin me tehtiin tosi paljon töitä sen eteen, että me haluttiin varmistaa, että meidän opiskelijoilla ja henkilöstöllä olisi mahdollisuutta niin paljon kuin poikkeustilanteissa oli mahdollista olla kampuksilla. Tämähän vaati jatkuvaa yhdessä miettimistä. Meillä oli tämmöinen koronanyrkki, jossa meillä oli aika monta näkökulmaa mukana, ja todella päivittäin, joskus jopa moneenkin kertaan päivän aikana, kokoonnuttiin ja mietittiin ja tarkasteltiin erilaisia viranomaisohjeita, jotka olivat monesta eri lähteestä. Meidän piti aina yhdessä sitten sopia, että miten me nyt sitten näitä sovellamme Metropoliassa. Tämä oli itse asiassa aika antoisaa, koska siinä todella tiiviisti ratkottiin eteen tulevia haasteita, sellaisia joita ei kukaan koskaan aikaisemmin ollut kohdannut. Oli hirveän hienoa, että meillä Liisa oli mukana siinä tiimissä ja joka kerta sovittiin myös, että mitä tästä viestimme henkilöstölle ja opiskelijoille ja tarvittaessa talon ulkopuolelle. Se oli todella pitkäkestoinen viestintätoimenpide myös ja varmasti auttoi siinä, että me pystyttiin pitämään kampuksia auki sen verran kuin oli aina mahdollista ja sitä kautta myös helpottamaan sitten, kun päästiin tästä korona-ajasta eteenpäin, niin sitä paluuta kampuksille. Tämä on mulle jäänyt kyllä erityisen merkityksellisenä aikana mieleen sekä sen viestinnän näkökulmasta että myös tämmöisen kokonaisjohtamisen näkökulmasta. 

Liisa: Joo, mä olen ihan samaa mieltä, ja ehkä sieltä jäi sellainen oppi liittyen meidän korkeakouluyhteisöön, että päivittäin tuli vastaan uusia asioita, mihin ei ollut aamulla ratkaisua eikä tietoa, miten tässä toimitaan ja miten tästä viestitään, mutta yhdessä korkeakouluna ja yhdessä toimijoiden kanssa me aina ne ratkaisut löydettiin. Se on kyllä kantanut tässä vuosien varrella monessa muussakin asiassa.  

Me ruvettiin sitten Metropoliassakin jossakin kohtaa yhä enemmän miettimään tämmöistä yhtenäisen brändin rakentamista tietenkin, kun siirryttiin lukuisista toimipisteistä tähän neljän kampuksen toimintamalliin ja ruvettiin hakemaan ymmärrystä siitä, että mikä on Metropolian rooli yhteiskunnassa. Onkin itse asiassa viime vuosiin asti kirkastettu tätä yhteistä Metropolia-kuvaa ja -brändiä, jonka kiteymä meillä on tänä päivänä tämä ratkaisijakorkeakoulu. Riitta, mitä sulle tämä ratkaisijakorkeakoulubrändi tarkoittaa ja ylipäätään tämmöinen yhtenäisen viestinnän merkitys? 

Riitta: Tämä ratkaisijakorkeakoulubrändi sopii erittäin hyvin meille, koska me ollaan monialainen korkeakoulu. Itse olen miettinyt ja moni muukin on sitä kyllä todennut, että ei varmaan ole sellaista asiaa, mihin me ei tällä joukolla ratkaisua löydettäisi, kun otetaan vielä mukaan meidän sidosryhmät. Ehkä tässä erityisesti mua miellyttää ja innostaa tämä asenne, että me löydämme ratkaisut kyllä. Uskomme siihen, että me selvitään tilanteesta kuin tilanteesta, ja näinhän on käynyt. Elikkä usko on vahvistunut, ja ollaan monia ratkaisuja tuotettu erilaisiin tilanteisiin, ja mikä hienoa, niin monessahan niissä meillä on myös opiskelijat mukana yhdessä miettimässä. Toki sitten näissä meidän isoissa muutoksissa, esimerkiksi kampusuudistus… 21 toimipisteestä, joista siirryttiin neljään kampukseen. Me haluttiin rakentaa näille kaikille yhtenäisen brändi ajatuksella, että meillä on neljä kampusta, mutta yksi Metropolia. Tähänhän liittyy meillä myös iso toimintakulttuurin muutos. Näissä kaikissa viestintä ja systeeminen ajattelu, että miten kampukset liittyvät toimintakulttuuriin ja miten kampuksilla tehtävät erilaiset toimet, opiskelu, TKI‑toiminta, kaikki mitä meillä on, liittyvät toisiinsa. Näissä, jos missä, totta kai on ihan erityisen oleellista, että meillä viestintä on selkeää ja hyvin perusteltua ja riittävän runsasta myös, että me kaikki pysytään mukana näissä muutoksissa. Elikkä viestintä on todella tärkeässä roolissa osana strategista ja operatiivista johtamista. Mitä ajatuksia sinulla, Liisa, on viestinnän tulevaisuudesta? 

Liisa: Joo, nythän me eletään monella tavalla mielenkiintoisia aikoja. Maailma muuttuu tosi nopeasti, on tosi monimutkainen, ja just puhutaan tästä systeemisyydestä, miten kaikki asiat linkittyvät toiseen. Nämä muutokset ovat tosi nopeita, ja tämä, jos mikä, edellyttää tosi paljon viestintää. Yksi iso muutos on kyllä se, että tänä päivänä pitää ajatella, että viestintä kuuluu kaikille, erityisesti asiantuntijaorganisaatiossa. Ei voi ajatella enää, että se on vain joidenkin tehtävä. Ja viestinnän asiantuntijan rooli ehkä yhä enemmän painottuu konsultoivaan ja kumppanuuteen, tukea johtoa ja organisaatiota siinä viestintätehtävässä. Kyllä varmaan ihan niin kuin näissä meidän esimerkeissä kriisiviestinnän kautta ja muutenkin on tullut esille, niin johtaminen mitä suuremmassa määrin on viestintää, ja erityisesti johtamiselta edellytetään viestinnässä selkeyttä, ymmärrettävyyttä, kuuntelemisen taitoa, empatiaa ja johdonmukaisuutta ja paljon semmoisia tärkeitä asioita. Itse asiassa tällä johtamisella ja siihen liittyvällä viestinnällä mun mielestä rakennetaan tosi paljon sitä organisaation viestintäkulttuuria. Sanoisin kyllä, että viestinnän merkitys vain kasvaa, koska ihan niin kuin itsekin tuossa totesit aikaisemmin, niin viestinnällä on se tärkeä rakennetaan tässä muuttuvassa muutosten maailmassa ikään kuin sitä isoa kuvaa. Rakennetaan sitä tarinaa, mihin ihmiset voivat liittyä ja ymmärtää, että mitä kohti tässä ollaan menossa. No mites itse näet? Olet kokenut johtajan työssä monenlaisia viestintätehtäviä, ollut monessa mukana. Mikä sun roolissa voisi olla se viestinnän suunta, mihin tässä ollaan menossa? Minkälaiset asiat tulevat korostumaan tulevaisuudessa? 

Riitta: No mehän ollaan paljon jo tehtykin tämmöistä aktiivista vaikuttamistyötä, jossa viestintä tietenkin on ihan oleellinen elementti. Mä ajattelen, että tästä me voitaisiin varmaan, Liisa, myös vähän tässä keskustella lisääkin. Muistelen niin, että meillä ehkä noin kymmenkunta vuotta sitten käynnistettiin, saattaa olla pidempikin aika, tämmöinen eduskuntavaalivaikuttamistyö. Se oli ehkä ensimmäinen kerta, kun tehtiin aika paljon töitä sen eteen, että koottiin silloisessa tilanteessa meille ja ammattikorkeakouluille tärkeitä viestejä, joita haluttiin käydä kertomassa eri eduskuntapuolueille, kun he valmistautuisivat tuleviin eduskuntavaaleihin. Tämän jälkeenhän me ollaan jatkettu tätä niin, että me ollaan laajennettu meidän vaikuttamistyötä Euroopan unionin tasolle, mietitty sinne keskeisimmät viestit ja käyty siellä paikan päällä tapaamassa eri tahoja ja tuomassa Metropolian viestejä. Nyt parhaillaan taas valmistaudutaan tuleviin eduskuntavaaleihin.  

Tämä on musta ollut kyllä tässä johtajan työssä semmoinen erittäin merkityksellinen rooli. Ei pelkästään mulle toimitusjohtaja-rehtorina, vaan itse asiassa nykypäivänä laajemmin koko johtoryhmä osallistuu. Nykypäivänähän meiltä aika paljon kyllä kysytään mielipiteitä erilaisista asioista, ja varmasti yksi vaikutus siihen on sillä, että me ollaan haluttu olla todella aktiivisia tässä vaikuttamistyössä. Mä tiedän, että tämä on ollut myös meidän viestinnälle aika iso opettelun paikka ja vaatinut todella paljon uudistumista ja uudenlaisten työkalujen käyttöönottoa ja niin edelleen. Musta olisi oikeastaan kiva kuulla myös, Liisa, että miten itse olet nähnyt ja kokenut tämän muutoksen, että Metropoliasta on tullut, ja varmasti jatkossa on vielä enemmänkin, tämmöinen aktiivinen vaikuttaja, johon liittyy vaikuttamisviestintää? 

Liisa: Joo. Hyvin kuvasit tätä muutosta, kuinka ollaan lähdetty tekemään kansallista ja kansainvälistä, eurooppalaista vaikuttamistyötä. Mä itse näen, että tämä viestii ja kertoo siitä korkeakoulun roolista tämmöisenä merkityksellisenä toimijana yhteiskunnassa. Meillä on itse asiassa paljon annettavaa ja paljon kerrottavaa, ja me ollaan tavallaan avauduttu yhteiskuntaan päin. Selvästi se, että meiltä pyydetään näkemyksiä ja mielipiteitä, myös kertoo, että nähdään, että meillä on kerrottavaa. Itse näen, että periaatteessa vaikuttamisviestinnässä on periaatteessa paljon samoja elementtejä kuin kaikessa viestinnässä, mutta se, että se linkittyy siihen yhteiskunnan tekemiseen, Suomen tulevaisuuteen ja kuinka me voimme korkeakoulussa olla sitä tukemassa ja auttamassa, niin musta se syventää viestinnän työn merkitystä ja tekee siitä todella innostavaa. Ollaan isojen asioiden äärellä, kun mietitään, että miten korkeakoulut voivat olla tukemassa Suomen kasvua tai hyvinvointia tulevaisuudessa. 

Riitta: Joo ja se on ollut musta erittäin mielenkiintoista huomata, kuinka suuri rooli vaikuttajaviestinnässä on sillä, että me ollaan todella huolella mietitty ja aika isollakin porukalla sitä johtoryhmässä ja meidän asiantuntijoiden kanssa, että mitkä on juuri sillä hetkellä ne meidän pääviestit, ja niiden hiomistahan on tehty paljon. Sitten se, että me ollaan aina lisätty jokaiseen pääviestiin jokin konkreettinen esimerkki. Tätä vaikuttajaviestintää voi tehdä ihan kirjallisessa muodossa. Voi kirjoittaa tai lähettää mediaan mielipideartikkeleita julkaistavaksi tai sitten niin, että tapaa erilaisia sidosryhmiä ja käy niissä keskusteluja näistä pääviesteistä. Erityisesti näissä tapaamisissa, on ne nyt sitten kotimaassa tai ulkomailla, itse asiassa joka kerta käynyt niin, että ollaan oltu tosi tyytyväisiä, kun meillä on ollut niitä konkreettisia esimerkkejä. Niitä on jopa toivottu lisää. Tietysti aina voi arvioida, että miten hyvin tämä vaikuttamistyö onnistuu. Joskus se näkyy vasta pidemmän aikavälin päästä, mutta se voi näkyä siinä myös aika lailla välittömästi. Silloin voi olla tosi tyytyväinen, kun sidosryhmä, joita on tapaamassa, toivovat lisää viestiä asiasta tai konkreettisia esimerkkejä tai esimerkiksi vielä kirjallisesti kiteytetyssä muodossa. Tämä on se aina paras palaute tietenkin siitä, että viesti on mennyt perille ja se on ollut innostava ja siitä on saatu aikaan hyvää keskustelua. Ehkä kertoo siitä, kuinka oleellisen tärkeää on löytää se kirkas sanoma, joka on riittävän pelkistetty ja siihen liittyen muutama konkreettinen esimerkki. Miltä tämä kuulostaa, Liisa, sun mielestä? 

Liisa: No se kuulostaa viestijän korvaan erinomaiselta, että tavallaan löydetään kiteytetty viesti, joka on suunnattu sille vastaanottajalle. Erityisesti mä tykkäsin tuosta ajatuksesta, että ei vain kerrota, mitä me halutaan, että mikä muuttuu, vaan meillä on ikään kuin tarjota se ratkaisu siihen korkeakouluna. Uskon, että aika monen on helppo vastaanottaa sellaista viestiä, missä ollaan jo tuomassa ainakin osaa siitä ratkaisusta mukaan.  

Riitta: Joo. Meillä on tosiaan pitkä yhteinen historia. Ollaan varmasti nähty ja koettu paljon. Minkä opin tai oivalluksen sä haluaisit, Liisa, jakaa kuuntelijoille ja muille nykyisille tai tuleville johtajille? 

Liisa: Joo, meillä on tosiaan se pitkä historia. Ehkä haluaisin vielä henkilökohtaisesti sanoa, että on ollut aika helppo tehdä viestinnän työtä yhteistyössä kanssasi Riitta, ja se pohjautuu just tietynlaiseen selkeyteen. On ollut aina selkeä näkemys siitä, mitä tavoitellaan, ja siihen on ollut helppo rakentaa ikään kuin sitä viestintää. Ehkä yleisesti voisi sanoa, että riippumatta siitä, kuinka kauan tätä viestintää on tehnyt, kyllä sitä melkein viikoittain huomaa, että viestintä ei ole sitä, mitä sanoo tai mitä organisaatio sanoo, vaan aina tulee lähteä siitä, että ymmärtääkö vastaanottaja sen. Niin usein kuulee sitä, miten viesti ei mene perille juuri sellaisena kuin sen on lähettänyt. Sen takia viestin varmistaminen, toistaminen ja sen selvittäminen, että onko se vastaanottaja ymmärtänyt sen niin kuin me on se ajateltu. Tämä on semmoinen arjen oppi, joka pätee isoissa ja pienissä viestintä- ja kommunikaatiotilanteissa, että aina lähtee siitä vastaanottajasta. Mikä hänelle on tässä asiassa merkityksellistä ja kuinka se tulisi hänen kielellä ja tavalla ilmaista. Ehkä tämmöinen käytännön oppi. 

Riitta: Joo, ja mä ihan kokemuksen perusteella voin kyllä jakaa tuon opin. Itsekin oivalluksena sen monestikin huomannut juuri, että täytyy kyllä kyetä mukauttamaan sitä omaa ehkä viestiäkin. Ei vain samalla toistaa viestiä, vaan hahmottaa ja ymmärtää tilanne ja sitten, kenen kanssa on keskustelemassa. Ainahan sitä kirkastettua pääviestiä voi myös hiukan sanoittaa tai taustoittaa eri lailla riippuen tilanteesta. Elikkä tosiaan olen samaa mieltä, että se vastaanottaja tai kohderyhmä ratkaisee asian. Sitten se oppi on se, että johtajan tehtävässä viestintä on yksi keskeisin tehtävä. Sitä ei oikein voi delegoida itseltä pois, vaan päinvastoin. Oli tilanne mikä tahansa, täytyy olla valmius ottaa se rooli ja tehdä se viestintä. Onneksi meillä todella hyvin on Liisan kautta ja Liisan tiimin kautta aina saanut apua. Tilanteet voi olla aika yllättäviä ja nopeitakin joskus, mutta pääsääntöisesti sanoisin, että ollaan kyllä varsin hyvin tästä selvitty. Sitä voi opetella ja kannattaa opettaa ja käyttää näitä hyviä asiantuntijoita apua ja ottaa myös avoimesti palautetta vastaan ja sitä kautta oppia aina vaan paremmaksi viestijäksi. 

Liisa: Joo, toi oli tosi hyvä myös, että koskaan ei voi tulla täydelliseksi viestijäksi, aina voi oppia. Sillä palautteella on tosi iso merkitys. 

Riitta: Kiitos Liisa, kun tulit mukaan tähän podcastiin keskustelemaan viestinnästä ja sen merkityksestä johtamisessa. Samalla haluan lämpimästi kiittää kaikkia meidän kuulijoita. 

Liisa: Kiitos Riitta. Tämä oli ihan ilo pysähtyä viestinnän äärelle ja pikkuisen vielä kurkistella sinne taaksepäin ja katsoa, miltä se maailma viestinnän näkökulmasta näyttää myös tulevaisuudessa.