Aineistonhallinnan hyvistä käytännöistä Metropoliassa 

Hyvä aineistonhallinta on vastuullisen hanketyön kulmakivi ja se on osa hyvää tieteellistä käytäntöä, johon korkeakoulut ovat sitoutuneet. Hyvällä aineistonhallinnalla pystytään välttämään TKI-toiminnassa useat karikot, kuten sopimusoikeudelliset ja immateriaalioikeuksiin liittyvät ongelmatilanteet sekä aineistojen avaamiseen ja jatkokäyttöön liittyvät pulmat. Hyvä aineistonhallinta mahdollistaa myös tutkimuksen luotettavuuden ja läpinäkyvyyden varmistamisen, tutkimusaineistojen vastuullisen ja tehokkaan hallinnan, sekä tutkimuksen eettisen ja tietosuojalainsäädännön noudattamisen. Aineistonhallinta on myös organisaation meriitti siinä missä julkaisutoimintakin. Sen avulla on mahdollista nostaa profiilia myös rahoittajien silmissä. (Metropolia LibGuides.)  

Tässä kirjoituksessa aineistonhallinnalla tarkoitetaan TKI-hankkeiden tutkimus- ja kehittämisaineiston luomista, keräämistä, tallentamista ja käsittelyä siten, että data säilyy käyttökelpoisena ja luotettavana. Tämä toteutetaan datan riittävällä kuvailulla ja dokumentoinnilla sekä tutkimusetiikan, tietosuojan ja tietoturvan varmistamisella. Aineistolla viitataan puolestaan kaikkeen sellaiseen aineistoon, jota tuotetaan tai kerätään tutkimuksen tai kehitystyön toteuttamiseksi ja johon sen tulokset perustuvat. 

Käyn tässä artikkelissa läpi poimintoja toteuttamani aineistonhallinnan osaamisen kartoituksen tuloksista ja kertyneistä opeista. Kartoitus toteutettiin nettikyselyn sekä puolistrukturoitujen yksilö- ja ryhmähaastatteluiden muodossa vuosina 2025–2026 Metropolian Ammattikorkeakoulussa. Haastateltavia oli yhteensä 20 henkilöä. Otanta piti sisällään tutkimus- ja kehittämishankkeiden projektipäälliköitä, data-agentteja, datatuen asiantuntijoita sekä TKI-tiimipäällikön. 

Metropolia aineistonhallinnan suunnannäyttäjänä 

Kaikki haastateltavat olivat sitä mieltä, että Metropoliassa aineistonhallinta on kehittynyt reippaasti viime vuosien ajan.  

Verrattuna siihen, että millä tasolla se aineistonhallinta oli joskus 10 vuotta sitten Metropoliassa, niin onhan siinä nyt melkoinen loikka myös tapahtunut.

Moneen muuhun ammattikorkeakouluun verrattuna, haastateltavat pitivät Metropolian aineistonhallinnan käytäntöjä edistyksellisinä esimerkiksi arkistoinnin osalta. Vahvuutena koettiin myös Metropolian selkeä ja saavutettava aineistonhallinnan ohjeistus sekä palvelualttiit ja helposti lähestyttävät tukipalvelut. Tämä näkyi myös suhteessa kansainvälisiin projekteihin, joissa aineistonhallinnan käytäntöjen kerrottiin olevan usein hyvinkin kirjavat. 

Perehdy kunnolla aineistonhallinnan ohjeistukseen 

Haastatteluissa kävi ilmi, että projektipäälliköt mielletään persooniltaan järjestelmällisiksi, ja että heille hyvä aineistonhallinta tulee ikään kuin luonnostaan ilman varsinaista opettelua. Hyvä aineistonhallinta edellyttää kuitenkin perehtyneisyyttä ajantasaiseen ohjeistukseen. Aineistonhallinta vaatii huolellista suunnittelua ja yhteistyötä, jotta aineistot pysyvät turvassa, helposti löydettävissä ja hyödyttävät mahdollisimman monia. 

Mikäli hyvä aineistonhallinta nähdään projektipäälliköiden luontaisena ominaisuutena, vaarana on, ettei aineistonhallinnan ohjeistukseen paneuduta, vaan oletetaan, että siitä tiedetään jo kaikki. Järjestelmällisyys ei kuitenkaan takaa oikeaoppista lähestymistapaa aineistonhallintaan. Asiat on mahdollista tehdä järjestelmällisesti myös väärin, jos ohjeistusta ei tunneta. 

Hyödynnä aineistonhallintasuunnitelmaa projektia ohjaavana työkaluna 

Tutkimuksessa paljastui, ettei aineistonhallintasuunnitelmaa useinkaan päivitetä ja siksi se jää hyödyntämättä projektiarkea helpottavana työkaluna. Tämä on harmillista, sillä aineistonhallintasuunnitelma auttaa parhaimmillaan hahmottamaan aineiston koko elinkaaren, kun mietitään etukäteen, miten aineistoa kerätään, tallennetaan, säilytetään ja jaetaan. Tämä lisää työn systemaattisuutta ja auttaa välttämään ongelmatilanteita projektin aikana.

Aineistonhallintasuunnitelma on oleellinen työkalu varmistettaessa tutkimuksen luotettavuutta ja läpinäkyvyyttä, tutkimusaineistojen vastuullista ja tehokasta hallintaa sekä tutkimuksen eettisyyttä ja tietosuojalainsäädännön noudattamista. 

Varmista pääsyoikeuksien ajantasaisuus projektihenkilöstön vaihdoksien yhteydessä 

Haastattelut toivat esiin sen, että pääsyoikeudet aineistoon aiheuttavat tällä hetkellä päänvaivaa osalle projektipäälliköistä. Pääsyoikeudet on tärkeä rajata ainoastaan niille henkilöille, jotka työskentelevät itse aineiston parissa. Näin voidaan varmistaa aineiston luotettavuus sekä eettinen ja lakisääteinen käsittely. Mikäli projektitiimissä tulee henkilövaihdoksia, on syytä päivittää myös dokumenttien pääsyoikeudet tilanteen tasalle. Näin vältytään siltä, että pilvipalveluissa dokumentteihin olisi pääsy henkilöillä, jotka eivät enää työskentele projektissa. 

Varaa aineistonhallintatoimille riittävästi resursseja, että ne tulevat tehdyiksi 

Haastatteluissa kävi ilmi, että monesti aineistonhallinnan toteutus saattaa venyä, sillä usein niille ei ole muuta deadlinea kuin projektin päättyminen. Tästä syystä aineistonhallintaan liittyviä tehtäviä lykätään kiireellisimpien asioiden tieltä. Projektin lopussa törmätään sitten ongelmaan, ettei ole enää resursseja saati motivaatiota viedä aineistonhallintaa loppuun saakka, koska projektipäälliköllä voi olla jo uusi hanke vedettävänään. Tästä syystä on tärkeää varata aineistonhallinnan toimille riittävästi aikaa ja budjettia projektin toteutusvaiheessa. 

Varmista yhteinen kieli aineistonhallinnasta puhuttaessa 

Tutkimuksessa kävi ilmi, että kielellisiä haasteita esiintyy varsinkin aineistonhallinnan tukipalvelujen sekä näiden käyttäjien välillä. Esimerkiksi aineistohallintasuunnitelman kommentointi DMPTuulissa vaati välillä suullista läpikäymistä, koska terminologia oli projektipäälliköille varsin vierasta. Yhteisen kielen puute ilmeni osalle projektipäälliköistä myös vaikeutena muodostaa konkreettista avunpyyntöä datatuelle, jolloin yhteydenotto jäi usein tekemättä.  

Aina ei ollut myöskään itsestään selvää, mitä aineistolla milloinkin tarkoitettiin. Hämmennystä lisäsi se, että ”data” käsitteenä herätti eri konnotaatioita eri sektoreilla. 

Liiketaloudessa toimivalle se data ei todellakaan tarkoita tutkimusaineistoa. 

 Edellä mainituista syistä on tärkeää varmistaa yhteinen ymmärrys aineistonhallinnan käsitteistä projektipäällikön ja tukipalveluiden välillä. Tämä pätee myös projektitiimin sisällä etenkin, jos se koostuu eri sektorien asiantuntijoista. 

Pyri tallentamaan dokumentit keskitetysti hyödyntäen selkeää kansiorakennetta 

Haastattelut korostivat, että yksi aineistonhallinnan haasteista tällä hetkellä on tiedon sirpaleisuus. Mikäli asiakirjat ovat monessa eri sisäänkirjautumista vaativassa järjestelmässä, todennäköisyys sille, että ne jäävät päivittämättä kasvaa. Pyri tallentamaan dokumentit keskitetysti hyödyntäen selkeää kansiorakennetta. Kun aineiston tallentamisessa ja nimeämisessä noudatetaan järjestelmällisyyttä, dokumentit löytyvät helposti ja ovat siten kaikkien hyödynnettävissä. 

Ajoita aineistonhallinnan tukitoimet oikein 

Haastattelut toivat esiin, että aineistonhallinnan tukitoimet on syytä ajoittaa tarkasti, jotta niistä on aineistonkeruun kannalta hyötyä. Liian aikaisin tarjottuna ne eivät tunnu ajankohtaiselta, kun projektipäälliköllä on yleensä liuta muita kiireellisempiä asioita hoidettavanaan, ja liian myöhään menetetään aineistonhallinnan tuomia hyötyjä projektille. Yhteydenottoviestin sisältöön liittyen tärkeää on, että se välittää kuvan tuesta, ei auditoinnista. 

Sanoita hyvän aineistonhallinnan hyödyt projektin toteutuksen kannalta 

Haastatteluissa kävi ilmi, että osa TKI-hankkeiden projektipäälliköistä mieltää aineistonhallinnan projektiarjesta irrallaan olevaksi ylimääräiseiksi byrokratiaksi.  

On niinku tää käytännön projektipäällikön työ missä me vedetään tätä projektia ja sitten on joku aineistonhallinta.

Puhuttaessa aineistonhallinnan hyödyistä, suurin osa yhdistää nämä projektin päättymisen jälkeiseen aineiston jatkohyödyntämiseen. Hyvän aineistonhallinnan tuomat hyödyt projektien toteutusvaiheessa sen sijaan tuntuvat olevan monelle epäselvemmät. 

Tästä syystä on tarve korostaa aineistonhallinnan hyötyjä projektiarjen helpottajana. Toteutusvaiheen konkreettiset hyötyesimerkit auttaisivat projektipäälliköitä hahmottamaan aineistonhallinnan vähemmän byrokraattisena ja abstraktina asiana ja voisivat motivoida heitä ottamaan aineistonhallintaa paremmin haltuun jo hankkeen alkutaipaleella. 

Panosta aineistojen avaamiseen niiden jatkohyödynnettävyyttä silmällä pitäen 

Aineistojen avaamiseen olisi syytä panostaa enemmän Metropoliassa, sillä sitä tapahtuu verrattain harvoin. Osittain tämä johtuu siitä, että projektitiimi toimii usein omassa pikku kuplassaan, eikä siten tunnista, että joku muukin voisi hyötyä projektin tuotoksista sidosryhmien ulkopuolella.  

On tärkeää tuoda esiin, mitä aineistoja sekä näiden pohjalta syntyneitä tuloksia on aikaansaatu Metropoliassa, jotta ihmiset ymmärtäisivät paremmin aineistojen arvon sekä kiinnostuisivat niiden jatkohyödyntämisestä. Tämä säästäisi aikaa, rahaa ja muita resursseja, sillä aineistoja ei tarvitsisi kerätä aina uudelleen. Tutkimuksessa noussut konkreettinen toive datatuelle olikin koulutus, jossa käytäisiin läpi, kuinka hyödyntää avoimia aineistoja hankkeissa.  

Varmista aineistonhallinnan johtajuus myös projektin päätyttyä 

Ilman selkeää johtajuutta aineistonhallinnan toimintatavat voivat vaihdella merkittävästi eri henkilöiden, tiimien ja yksiköiden välillä. Se voi vaikeuttaa muun muassa yhteistyötä ja tiedon jakamista. Mikäli selkeä johtajuus puuttuu, aineistojen varmuuskopiointi, säilytys ja tietoturvan varmistaminen saattavat myös jäädä puutteellisiksi. Tästä syystä on tärkeää sopia aineistonhallinnan vastuista selkeästi niin projektiryhmässä kuin innovaatiokeskittymissäkin. Kun kaikki toimivat samoilla periaatteilla, datan hallinta on tehokkaampaa. Aineistot myös pysyvät todennäköisemmin tallessa ja laadukkaina, ja ovat siten myös paremmin jatkohyödynnettävissä projektin päätyttyä. 

Lähteet

Metropolia LibGuides. Avoin TKI-toiminta ja aineistonhallinta. [Luettu 28.1.2026.]

Sillanpää, P. 2026. Aineistonhallinnan osaamisen kartoitus, Metropolia. Julkaisematon aineisto. 

Kirjoittaja

• Petra Sillanpää

  Asiantuntija, Metropolia Ammattikorkeakoulu

  Petra Sillanpää toimii asiantuntijana Metropolian TKI-yksikössä, Projektin toteutus- ja ohjauspalveluissa.

  Tutustu tekijään