Saumaton kokemus ei ole sattumaa. Kun tilaisuuteesi on tulossa fasilitoija tai fasilitoit itse, ennakoi tilaisuuden fyysiset puitteet huolella sisältösuunnittelun lisäksi. Tässä artikkelissa käsitellään keskeisiä huomioitavia asioita liittyen läsnä tapahtuviin fasilitoituihin tilaisuuksiin.
Artikkelin sisältö pohjaa kokemuksiin työstä osallistuvaa työtapaa tukevassa Parru-tiimissä. Parru-tiimi on Metropolia Ammattikorkeakoulun sisäinen tukipalvelu, joka sparraa henkilökuntaa fasilitoimaan itse sekä fasilitoi sisäisiä tilaisuuksia. Artikkelin sitaatit ovat Parrulaisten, osallistuvan työtavan asiantuntijoiden, kertomia aiheeseen liittyviä kokemuksia. Ne on luvalla poimittu aiheeseen liittyvästä tiimin sisäisestä reflektointikeskustelusta.
Tila on kulttuurinen viesti
Tila heijastaa tilaisuuden ja järjestäjänsä arvomaailmaa ja identiteettiä, sosiaalista ja kulttuurista todellisuutta ja antaa viitteitä muun muassa tilaisuuden työtavoista . Tila on tapahtuman vahva ensivaikutelman muodostaja. Jos mietit, mitä odotuksia, ajatuksia ja tuntemuksia sinulle herää saapuessasi vaikkapa säkkituolein kalustettuun ja viherkasveissa kylpevän puutalon yläkertaan, uuden kokoushotellin lounge-tyyppiseen ilmavaan ja moderniin tilaan, perinteiseen luokka- tai neuvotteluhuoneeseen, on ero selvä. Tila ei ole neutraali asia.
On siis syytä miettiä tarkoin, sopiiko tila tilaisuuden luonteelle. Minkälaisen tunnelman tila luo? Kuinka muodollisesta tai rennosta tilanteesta on kyse? Ensimmäisenä mieleen tullut tila ei välttämättä ole paras ratkaisu. Voisiko esimerkiksi luovempi tilaratkaisu tukea työskentelyä paremmin? Voisiko yllättävä tilaratkaisu sopivalla tavalla irrottaa arjesta ja totutuista ajatusrakenteista? Vai onko tyypillinen ja tuttu tila juuri se oikea auttamaan osallistujia keskittymään asiaan tai saavutettavuuden tai budjetin vuoksi se järkevin vaihtoehto?
Olin just vetämässä tilaisuutta oman organisaation ulkopuolella. Edellisellä kerralla samassa paikassa oli todella kiva tila, niin en ennakoinut tila-asiaa. Nyt oltiinkin kellarissa pienessä hapettomassa tilassa. Ei siinä auta kuin tehdä asiasta humoristinen haaste, ja käytimme tilan ahtaita reunoja jana- ja draamaharjoituksissa. Tunnelma tiivistyi mukavasti ja pidot suorastaan paranivat! Ihmiset pystyy kyllä liikkumaan ja toimimaan haastavissakin tiloissa, mutta ei se ideaalia ole.
Jouni Piekkari, Parru-tiimi
Tilasta ja tilan kalusteiden järjestyksestä on pääteltävissä, minkälaista työskentelyä on odotettavissa. Olkoonkin, että moni fasilitoija osaa hyödyntää tyypillisiä tiloja myös epätyypillisin tavoin, joita ei välttämättä voi tilan nähdessään päätellä.
Tilasta toimiva fasilitoituun tilaisuuteen
Silloin kun tilassa kaikki toimii, se on sopivasti huomaamaton, fasilitoijan näkymätön työkalu.
Henna-Liisa Palojärvi, Parru-tiimi
Tärkeä käytännön kysymys on, sopiiko tila osallistujamäärälle. Useimmiten tilaisuuden järjestäjä yllättyy, kun fasilitoija toivoo huomattavasti suurempaa tilaa, kuin mitä hän oli ajatellut. Perusratkaisu fasilitoiduissa tilaisuuksissa on usein ryhmätyöskentely pöytäryhmissä. Jo tämä vaatii suuremman tilan kuin se, että sama määrä osallistujia istuisi kuuntelemassa esitystä yhteen suuntaan. Fasilitoiduissa tilaisuuksissa hyödynnetään usein erityyppisiä työmuotoja, joissa myös tilaa käytetään monipuolisin tavoin. Pöydät tarvitsevat tilaa, pöytien välissä liikkuminen samoin. Hyvä nyrkkisääntö on varata henkilömäärään nähden vähintään tuplakokoinen tila.
Kuvittelin, että kun oltiin tilaajan kanssa jo paljon tehty yhdessä ja on tulossa kolmen tunnin työpaja, niin on varattu sopiva tila. Lähdin vähän nopeasti liikenteeseen kuvitellen, että kaikki on ok. Kun saavun paikalle minut ohjataan sellaiseen pieneen kokoustilaan, jossa on yksi pitkä pöytä ja sen äärellä oli tuolit. Ei edes videotykkiä. Ei mitään tauluja tai fläppejä. Jouduin vartissa miettimään kaiken uusiksi.
Henna-Liisa Palojärvi, Parru-tiimi
Esteettömyyden huomioiminen niin saapumisen ja tilassa liikkumisen, näkyvyyden, äänen kuin kielenkin suhteen on tärkeää, jotta kaikki voivat osallistua yhdenvertaises
Tilan valaistus ja äänimaisema ovat yhteydessä osallistujien vireystilaan ja keskittymiseen. Jos on mahdollisuus luonnonvaloon, on se useimmiten paras vaihtoehto, vaikka tarvitsisikin tukea keinovalosta. Ikkunallinen tila tuo tilan tuntua ja jos bonuksena on kaunis maisema, vaikuttaa se tilan tunnelmaan vahvasti. Äänien suhteen on hyvä varmistaa, ettei tila kaiu liikaa tai ole altis häiriöäänille. Suuremmissa ryhmissä mikrofonit ja kaiutinratkaisut helpottavat yhteisen keskustelun sujumista.
Ollaan totuttu aika hyvälle. Valoja voi esimerkiksi säätää kätevästi eri tilanteisiin. Vaikka kun näytetään diasettiä. Se tuo paljon lisää, kun saat sopivan valaistuksen eri osioihin – ja häiritsee kun valo on pielessä. Luonnonvalo on ihana, mutta olen ollut myös muutamassa tilassa, johon tosi hankalasti paistaa aurinko sisään.
Minna Kaihovirta, Parru-tiimi
On yllättävää , miten usein työskentelyä häiritsee tilan huono ilma. Happi loppuu -tuntemus vie huomion työskentelyltä. Se muun muassa pakottaa useampiin ja pidempiin taukoihin. Tämä puolestaan muuttaa suunniteltua työpajaa ja sen ajoitusta. Kannattaa varmistaa, että tilan ilmastointi varmasti toimii tai tilan tuulettamiseen on mahdollisuus tilaisuuden aikana. Aikatauluun on tarpeen ennakoida useampi tuuletustauko niin ihmisille kuin tilalle, mikäli tiedossa on ilmanvaihdon haasteita. Myös sopiva lämpötila tukee vireystilaa.
Ikinä ei ole niin, että tila on ihan kaikille täydellinen. On vaikkapa aistiyliherkkyyttä ja muita erityistarpeita. Riittävän hyvä tila on sellainen, jossa kaikkien on mahdollista jotenkin toimia. Fasilitoijan tehtävä on pitää koko joukkoa toimintakykyisenä.
Minna Kaihovirta, Parru-tiimi
Pieni suuri asia ovat tilan yhteydessä olevat fasiliteetit. Ne ovat tapahtuman toimivuuden ja osallistujien viihtyvyyden kannalta oleellisia. Näitä ovat esimerkiksi wc:t ja naulakot sekä vesipiste. Jos wc-tiloja on osallistujamäärään nähden vähän tai ne ovat kaukana, vaikuttaa se taukojen tarvittavaan pituuteen ja siten myös tilaisuuden sisältöön. Mahdollisuus jättää ulkovaatteet ja laukut erilleen työskentelypisteiltä rauhoittaa tilaa ja helpottaa mahdollisesti tarvittavaa tilan uudelleen järjestelyä tilaisuuden aikana.
Kaikissa tilavalinnoissa on syytä muistaa riittävä opastus paikalle. Tutussa ympäristössä vähempi riittää, vieraammassa opastus ulko-ovelta perille asti on tarpeen.
Tilajärjestys mahdollistaa vuorovaikutuksen
Muunneltava tila, jossa on liikuteltavat pöydät ja tuolit mahdollistavat erilaiset työskentelytavat. Tila ja tilan järjestys voi tukea osallistumista ja vuorovaikutusta tai rajoittaa ja hankaloittaa sitä.
Oli sellainen tapahtuma, missä erityisesti toivottiin vuorovaikutteisuutta. Tila oli järjestetty niin, että oltiin tiiviissä pulpettiriveissä. Ei ollut mahdollisuutta aikataulun puitteissa muuttaa järjestystä. Ihmiset eivät nähneet toisiansa ja vuorovaikutus ei kyllä mahdollistunut.
Jouni Piekkari, Parru-tiimi
Pienryhmätyöskentelyssä hyödynnetään tyypillisesti pöytiä. Erityisen hyvin siihen sopii pyöreät pöydät, sillä ne tukevat tasavertaista vuorovaikutusta. Aina pöytiä ei tarvita. Irtotuolit tai tilaan sijoittuvat pisteet , joiden äärellä ollaan seisten, voivat myös toimia erinomaisen hyvin – valituista työtavoista riippuen.
On useimmiten järkevämpää jakaa tila jo etukäteen erilaisiin vyöhykkeisiin, kuten esimerkiksi ryhmätyöskentelypisteet ja tuolirinki purkukeskustelua varten. Näin tila tukee työskentelyn jaksotusta eikä aikaa kulu kalusteiden – ja osallistujien takkien ja laukkujen ym. siirtämiseen. Pienet muutokset työpajan aikana hoituvat toki , kunhan tarvittava kalustus löytyy tilasta.
Joskus kyseessä on laajempi tapahtuma, jonka sisällä erityyppiset osiot vaihtelevat. Päivä voi koostua vaikkapa asiantuntijapuheenvuoroista, joiden välissä on fasilitoituja työpajoja. Vain yksi ennakkoon järjestetty tilaratkaisu ei välttämättä ole tällöin mahdollinen. Silloin on syytä varmistaa, että apukäsiä on sovittuna riittävästi tilan nopeaan uudelleen järjestämiseen ja operaatiolle on varattuna sopivasti aikaa. Lyhyen tauon aikana työpajaan valmistautuvalla fasilitoijalla on monia asioita huomioitavana. On helpottavaa, jos sovitut tilajärjestelyt hoituvat tilaisuuden järjestävän tahon puolesta. Tauon aikana tapahtuvat muutokset kuormittavat tilaisuuteen osallistuvia vähiten.
Joskus tila on riittävän suuri ja kalusteet ovat siirreltävissä, mutta ongelman aiheuttaa se, että kalusteita on todella paljon. Sopivien työskentelypisteiden järjestäminen tarkoittaa huonekalupinoja tilan reunalla. Ne eivät varsinaisesti lisää viihtyvyyttä. Runsaasti kalustettujen tilojen kanssa on hyvä sopia, voitaisiinko kalusteita siirtää väliaikaisesti pois tilasta.
Muita fasilitoitua tilaisuutta tukevia järjestelyjä
On tyypillistä, että osallistujat tuottavat työpajassa visuaalista materiaalia, kuten tekstiä, kuvioita ja kuvia. Näin on oikeastaan aina, sillä se toimii kollektiivisen muistin tukena ja mahdollistaa samalla työpajan dokumentointia. Dokumentoinnin mahdollistaminen on tärkeää tilaisuudessa tuotetun asian hyödyntämiselle jatkossa. Fasilitoijalle on tärkeää saada tieto tilassa olevista kirjaamismahdollisuuksista – löytyykö tilasta tussi- tai fläppitauluja tai onko niitä mahdollisuus saada paikalle tilaisuutta varten, pystyykö seiniin kiinnittämään papereita teipillä tai neuloilla, jne. Vaihtoehtoja on monia ja ratkaisu löytyy, kunhan asia ennakoidaan.
Yllättävän usein ennen tilaisuuden alkua joudutaan siivoushommiin. Tilan siisteys ja viihtyisyys välittävät tärkeän viestin järjestäjästä ja tukevat tilaisuutta. Oppilaitosyhteydessä o piskelijoiden kanssa voidaan tunnin aluksi ottaa siivoustalkoot, mutta esimerkiksi yritystilaisuuteen, jonne on kutsuttu joukko asiantuntijoita moiset talkoot eivät oikein sovi. Varmista ennakkoon, että tila on siivottu, roskakorit tyhjennetty ja mahdolliset tussitaulut pyyhitty, fläppitauluilla on puhtaat paperit ja toimivat tussit.
Ennakkoon on hyvä pohtia myös, onko mahdollista tai tarpeellista järjestää tilaisuuteen tarjoilua. Erityisesti pidemmässä työpajassa tauko on tarpeen vireystilan ylläpitämiseksi ja muualle kahville lähteminen veisi arvokasta yhdessä työskentelyn aikaa. Pienetkin tarjoilut myös ilahduttavat osallistujia ja tukevat merkityksellisyyden tuntua.
Tekniikan kehitys on tuonut monia uusia mahdollisuuksia myös fasilitointiin ja se on osa arkea. Silti siihen liittyvistä haasteista ei olla päästy eroon. Tekniikan toimivuuden varmistaminen ennalta on olennaista. Toimiihan internet-yhteys ja videotykki, ovathan adapterit sopivat tilaisuudessa käytettäviin tietokoneisiin? Aukeavathan digialustoilta näytettävät materiaalit ja mahdollisesti käytettävät digitaaliset työskentelyalustat käytettäviksi ajatelluilla laitteilla? Jos tilaisuuteen osallistutaan myös etänä – toimiihan kuva- ja ääniyhteys? Ja mitä sitten tehdään, jos tekniikka ei toimikaan – onhan varasuunnitelma mietitty? Hybriditilaisuuksissa vuorovaikutusta tukee, jos etänä oleva voi nähdä osallistujajoukon pelkän fasilitoijan sijaan.
Aina menee aikaa siihen, jos lähdetään säätämään eri koneiden kanssa. On toiminut hyvin, että materiaalit lähetetään mulle etukäteen ja juoksutetaan tilaisuus yhdeltä koneelta. Se tehostaa ajankäyttöä ja sujuvuutta ja muut voi keskittyä itse tilaisuuteen.
Henna-Liisa Palojärvi, Parru-tiimi
Fasilitoija toivoo pääsyä tilaan hyvissä ajoin. Useimmiten tila kannattaa varata käyttöön vähintään tuntia ennen tilaisuuden alkamista, jotta sen järjestäminen ehditään tehdä rauhassa ennen osallistujien saapumista. Kalusteratkaisun tekeminen, opasteiden laittaminen, välineiden ja tekniikan testaaminen sekä muu työskentelyosioiden valmistelu vievät yllättävän pitkän ajan. Luonnollisesti, mitä enemmän järjestelyä tila vaatii, sitä enemmän siihen on syytä varata aikaa.
Tilaisuuden onnistumisen varmistaminen alkaa aina ennen sen alkua. Tilaisuudesta vastaavan työlistalla on ennakoida fyysisiin puitteisiin liittyvät asiat ja sopia niistä myös fasilitoijan kanssa. Fasilitoijan vastuulla on tietenkin ennakoida tarpeet liittyen tilaisuuden järjestäjän kanssa yhdessä sovittuihin ja valitsemiinsa työtapoihin sekä kommunikoida ne selkeästi etukäteen. Samalla on hyvä selkeästi sopia kuka vastaa mistäkin. Useimmiten tilaisuuden järjestäjä vastaa yleisesti tilasta, sen varaamisesta, kalusteista, opasteista, fläppitauluista ja sen kaltaisista suuremmista tarvikkeista sekä mahdollisten tarjoilujen järjestämisestä. Fasilitoija puolestaan vastaa tyypillisesti esimerkiksi kynistä, liimalapuista ja mahdollisesti tarvitsemastaan muusta rekvisiitasta.
Asettuminen osallistujan asemaan kannattaa
Asettuminen osallistujan asemaan kannattaa: kuvittele itsesi osallistujaksi ja käy koko tilaisuus läpi. Löydänkö paikalle? Minne jätän takin? Onko saavutettavuus huomioitu? Missä on wc? Mihin istun? Miten toimin? Miten pidän vireystilani yllä? Miten voin antaa palautetta? Mitä tilaisuuden jälkeen tapahtuu? Jne.
Usein on pitänyt vaan sopia puitteista etätapaamisessa ja sitten luottaa tilaajaan. On aina ihanaa, jos tilassa on se mistä oli puhuttu. Kaikki toimii ja näkee, että tilaajan puolelta on mietitty asiaa.
Satu Mattila, Parru-tiimi
Hyvin järjestetyt puitteet tukevat tilaisuuden tavoitteen saavuttamista alusta loppuun – ja vaikuttavat positiivisesti myös järjestäjästä syntyvään mielikuvaan.
Fyysiset puitteet ovat tärkeä osa onnistunutta fasilitoitua tilaisuutta. Fasilitointi ja yhteiskehittäminen vaativat asiantuntemusta, huolellista suunnittelua, taitavaa tilanteessa toimimista sekä erityisesti yhteistyötä kaikkien prosessiin ja tilaisuuteen osallistuvien kesken. Osallistuvasta työotteesta ja fasilitoinnista voit lukea lisää esimerkiksi Osallistuen töissä -verkkojulkaisusta. Se tarjoaa näkökulmia, käytäntöjä ja työkaluja osallisuuden mahdollistamiseen työelämässä.
Kirjoittaja
-
Johanna Tirronen
kulttuurituotannon lehtori, Metropolia AmmattikorkeakouluJohanna Tirronen on vahvalla viestintäintressillä varustettu kulttuurituotannon lehtori. Monimuotoinen ammattikorkeakoulupedagogiikka, vaikuttava viestintä sekä osallistuva työote ovat hänen kiinnostuksensa ytimessä. Hän toimii opetustyön lisäksi osallistuvaa työotetta tukevassa Parru-tiimissä sekä verkkomedia Metrospektiivin toimituskunnassa.
Tutustu tekijään
